دليلك للتعامل مع نظام الفاتورة الإلكترونية

من أصعب المهام التي لطالما عانى منها أصحاب الأعمال والشركات هي المعاملات المالية، ولا سيما الأعمال الخاصة بالفواتير من حصر ومراجعة وغيرها. ولكن بعد أن تطورت تكنولوجيا المعلومات، أصبح من السهل على أصحاب الشركات في جميع المجالات أن يقوموا بمعاملاتهم المالية بشكل إلكتروني.

فالمعاملات المالية بشكل عام ومعاملات الفواتير بشكل خاص تعتبر من أدق المعاملات وذلك لافتقار المرونة أثناء إصدارها وتجميعها وتحليلها.

بفضل التطور الذي حدث مؤخرًا، فقد أصبح وجود نظام الفاتورة الإلكترونية في مصر أمرًا لا غنى عنه بالنسبة للشركات والعملاء على حدٍ سواء.

ما هي الفاتورة الالكترونية؟

مفهوم الفاتورة الإلكترونية باختصار هو عبارة عن بيان أو مستخرج إلكتروني ويعد بديل للفاوتير الورقية التقليدية.

يجب أن تتسم الفاتورة الإلكترونية بكل سمات الفاتورة الورقية التقليدية.

ما هي سمات الفاتورة التقليدية

الفاتورة التقليدية أو الفاتورة الورقية هي عبارة عن مستند تجاري صادر عن البائع إلى المشتري يتعلق بمعاملة بيع وتشير إلى المنتجات والكميات والأسعار المتفق عليها للمنتجات أو الخدمات التي قدمها البائع للمشتري.

إذن، يمكننا القول بأن الفاتورة الإلكترونية يجب أن تكون إثبات للمعاملات التي حدثت بين البائع والمشتري.

تمكن تسجيل الفاتورة الإلكترونية مصلحة الضرائب المصرية الاطلاع على الفواتير بمجرد صدورها، وتقوم مصلحة الضرائب بدورها بالقيام بالمراجعة والاعتماد على الفور. حيث تقوم مصلحة الضرائب بـتلقي ومراجعة واعتماد هذه الفواتير على الفور. 

الهدف الرئيسي من الفاتورة الإلكترونية هو تسهيل عملية نقل الفواتير من الشركات المصرية إلى مصلحة الضرائب المصرية بشكل أسهل وأسرع وأكثر دقة.

ما هي الشركات الملزمة بالتسجيل في نظام الفاتورة الالكترونية؟

بالرغم من أن التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية هو أمر إلزامي، إلا أن هناك الكثير من الشركات المعفاة من الفاتورة الإلكترونية و التسجيل بها إلى الآن. حيث أن إلزام الشركات على التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية قد تم على عدة مراحل وهي كالتالي:

مراحل إقرار التسجيل بنظام الفاتورة الإلكترونية:

١- المرحلة الأولى

تم بدأ العمل بنظام الفاتورة الإلكترونية في تاريخ 15 نوفمبر في عام 2020، وقد تضمنت المرحلة الأولى إلزام مركز كبار الممولين ببدأ العمل بهذا النظام. وهي الشركات التي تتجاوز قيمة أنشطتها وأعمالها 100 مليون جنيهاً.

قرار 386 لسنة 2020 بالزام 134 شركة بالمرحلة الاولى للفاتورة الإلكترونية.

٢- المرحلة الثانية

تم الإعلان عن بدأ العمل بنظام الفاتورة الإلكترونية بمرحلتها الثانية بعد ثلاثة أشهر، وبالتحديد في تاريخ 15 فبراير لعام 2021. وقد تضمنت أيضًا مركز كبار اللمولين الذين تتجاوز قيمة أعمالها ال 100 مليون جنيهاً.

قرار 518 لسنة 2020 بالزام 347 شركة بالمرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية.

٣- المرحلة الثالثة

بعد ثلاثة أشهر وبالتحديد في تاريخ 15 مايو 2021، تم إلزام جميع الشركات المسجلة بمركز كبار الممولين لبدء العمل بنظام الفاتورة الإلكترونية.

المرحلة الثالثة للفاتورة الإلكترونية.

٤- المرحلة الرابعة

في المرحلة الرابعة، تم النص على إلزام أصحاب شركات المهن الحرة، سواء متوسطي أو كبار الممولين على العمل بنظام الفاتورة الإلكترونية. وكان ذلك بتاريخ 15 سبتمبر 2021.

قرار (195) -2021 إلزام مركز متوسطي وكبار مهن حرة.

٥- المرحلة الخامسة

تم تنفيذ العمل بالمرحلة الخامسة بنظام الفاتورة الإلكترونية بتاريخ 15 ديسمبر لعام 2021 لكي يتم تطبيقها على الشركات المسجلة بكلًا من مأمورية الاستثمار والشركات المساهمة بمحافظة القاهرة.

قرار (443) -2021 بإلزام المرحلة الخامسة من الفاتورة الالكترونية.

٦- المرحلة السادسة

تم تنفيذ العمل بالمرحلة السادسة بنظام الفاتورة الإلكترونية بتاريخ 15 فبراير لعام 2022 لكي يتم تطبيقها على الفئة الثانية من الشركات المسجلة بكلًا من مأمورية الاستثمار والشركات المساهمة بمحافظة القاهرة.

قرار المرحلة السادسة من الفاتورة.

٧- المرحلة السابعة

تم تنفيذ العمل بالمرحلة السابعة بنظام الفاتورة الإلكترونية بتاريخ 15 يونيو لعام 2022 لكي يتم تطبيقها على الفئة كل الشركات المسجلة بمحافظة القاهرة والقليوبية والجيزة.

قرار المرحلة السابعة من الفاتورة الإلكترونية.

٨- المرحلة الثامنة

وهي المرحلة الأخيرة في تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية. لم يتم تطبيق المرحلة الثامنة بشكل كامل ولكن تم العمل بها على ٤ مراحل لكي تنفذ على جميع محافظات الجمهورية وهم كالتالي:

• تم العمل بها على أن يتم تطبيقها على كلًا من المحافظات (الإسكندرية – البحيرة – مرسى مطروح) ابتداءً من تاريخ 15 سبتمتبر لعام 2022.

• تم العمل بها على أن يتم تطبيقها على كلًا من المحافظات (الشرقية – الغربية – كفر الشيخ – المنوفية – دمياط) ابتداءً من تاريخ 15 اكتوبر لعام 2022.

• تم العمل بها على أن يتم تطبيقها على كلًا من المحافظات (الدقهلية – بور سعيد – الاسماعيلية –  السويس – شمال سيناء – جنوب سيناء) ابتداءً من تاريخ 15 نوفمبر لعام 2022.

• تم العمل بها على أن يتم تطبيقها على كل الشركات وفي جميع المحافظات من المحافظات ابتداءً من تاريخ 15 ديسمبر لعام 2022.

قرار المرحلة الثامنة والأخيرة للتسجيل بنظام الفاتورة الإلكترونية

وفي تسلسل تدريجي امتد على ثماني مراحل، تم إلزام أصحاب الشركات باعتماد الفواتير الإلكترونية. وطالبت المرحلة الثامنة والأخيرة جميع الممولين، بما في ذلك أصحاب شركات B2B وأصحاب المهن الحرة مثل الأطباء والمهندسين والفنانين والمحامين وغيرهم، بالتسجيل في نظام الفوترة الإلكترونية بحلول 15 ديسمبر 2022، للانضمام إلى هذا النظام.

من المعفيين من الفاتورة الالكترونية؟

بالرغم من التوجيهات الخاصة بوزير المالية المصرية والتي بمقتضاها تم مد فترة التسجيل بنظام الفاتورة الإلكترونية لفئات معينة مثل الجهات والنقابات المهنية إلي تاريخ 15 ديسمبر 2022 إلى 30 أبريل 2023 بحد أقصى، فإن التوجيهات الخاصة بوزارة المالية لا تلزم الجهات الفردية كالمحامين والأطباء بالتسجيل في نظام الفواتير الإلكترونية تحت فئة الملزمين بإصدار إيصالات إلكترونية، طالما أنهم يتعاملون مع مستهلكين نهائيين أفراد، أي أن الخدمات المقدمة تندرج تحت فئة الملزمين بإصدار إيصالات إلكترونية.قطاع B2C بدلاً من B2B.

كيف يمكنني معرفة ما إذا كنت من الملزمين على التسجيل بنظام الفاتورة الإلكترونية؟

يمكنك استخدام الرابط التالي والخاص بمأمورية الضرائب المصرية لمعرفة ما إذا كنت ملزم بالتسجيل بنظام الفاتورة الإلكترونية عن طريق إدخال رقم التسجيل الضريبي الخاص بشركتك.

رابط الاستعلام

كيفية التسجيل علي منظومة الفاتورة الالكترونية

٥ خطوات للتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية.

بعد أن تعرفنا على الشركات الملزمة والغير ملزمة بتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، سوف نشرح لكم خطوة بخطوة كيفية التسجيل على منظومة الفاتورة الالكترونية.

١- الخطوة الأولى: إرسال طلب التسجيل أونلاين

في البداية يتم إرسال طلب التسجيل على البريد الإلكتروني الخاص بالفاتورة الإلكترونية بمصر وهو: einvoice@eta.gov.eg.

يجب أن يتم إرسال الطلب مصحوباً ببعض البيانات أو الأوراق المطلوبة وهي:

– كافة المستندات والسجلات الخاصة بأصول الشركة.

– نسخة من السجل التجاري للشركة.

– نسخة من البطاقة الضريبية.

– نسخة من عقد الشركة.

– إثبات الهوية الشخصية للفرد المسؤول سواء كان صاحب الشركة أو المفوض عنه.

يتلقى الممول ردًا عبر البريد الإلكتروني إما برفض المستندات إذا لم تكن ملتزمة أو بقبولها. بعد تقديم المستندات اللازمة، يتوجه الممول إلى مصلحة الضرائب مع النسخ الأصلية لجميع المستندات المذكورة أعلاه. ثم يقوم أحد موظفي مصلحة الضرائب بمقارنة النسخ الأصلية مع الصور المرسلة عبر البريد الإلكتروني. وفي حالة تطابق المقارنة تقوم مصلحة الضرائب بإرسال رسالة خلال 48 ساعة تؤكد تسجيل الممول على النظام.

عند التفعيل يتم إرسال رابط يستطيع من خلاله الممول التسجيل في نظام الفواتير الإلكتروني.

٢- الخطوة الثانية: استخراج التوقيع الإلكتروني والحصول على الرقم المعرفي (TOKEN)

ماهو التوكين؟

التوكين هو عبارة عن رقم معرفي يساعد في الدخول إلى خدمة معينة، لتحديد الهوية الرقمية للمستخدم، أو لتمثيل قيمة اقتصادية معينة داخل نظام محدد.

لضمان صحة وسلامة المعاملات الإلكترونية، يتعين على الشركات الحصول على توقيع إلكتروني وتوكين لتوثيق عملياتها. وفيما يلي الخطوات الأساسية لاستخراج التوقيع الإلكتروني:

1- ضبط الإعدادات:

يجب ضبط إعدادات جهاز الكمبيوتر أو اللاب توب الخاص بك لتكون مهيئة لإعداد شهادة التوقيع الإلكتروني، وذلك عن طريق تحميل شهادة UAT\PreProd واتباع الإرشادات المقدمة.

ملحوظة: أثناء تحميل برنامج الفاتورة الإلكترونية للكمبيوتر، يتعين أن يكون لديك نظام تشغيل Windows بالإصدارات 8 أو 10 أو 11، ولن يكون نظامك متوافقاً إذا كان يعمل بإصدار ويندوز 7 أو أقدم.

2- التوجه للشركة:

يقوم الممول بالتوجه إلى إحدى الشركات المعتمدة لاستخراج التوقيع الإلكتروني، مع جلب الوثائق اللازمة مثل صورة السجل التجاري والبطاقة الضريبية وعقد الشركة وإثبات شخصية المسؤول.

3- ملء النماذج والتوقيع:

يقوم الممول بملء النماذج المطلوبة من الشركة، ويوقع على عقد يخص شهادة التوقيع الإلكتروني.

4- استلام التوقيع:

بعد تقديم الطلب وتأكيده، يتوجه الممول لاستلام شهادة التوقيع وجهاز التوقيع من مقر الشركة.

٣- الخطوة الثالثة: التسجيل الذاتي

ملحوظة: يجب الحصول أولًا على التوقيع الإلكتروني لكي تتمكن من التسجيل ذاتيًا بالمنظومة.

في حالة التسجيل الذاتي على منظومة الفاتورة الإلكترونية، يتم اتباع الخطوات التالية.

يتم التوجه إلى الرابط التالي الخاص بمنظومة الفاتورة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني بمصلحة الضرائب المصرية: https://profile.eta.gov.eg/signUp

اختر (ابدأ التسجيل) كما هو موضح بالصورة التالية.

اتبع الخطوات التالية من إدخال البيانات التي سيتم طلبها منك مثل رقم التسجيلي للشركة وغيرها من بيانات

ماذا أفعل إذا واجهتني مشكلة أثناء التسجيل الذاتي بمنظومة الفاتورة الإلكترونية؟

يوفر الموقع الإلكتروني لمصلحة الضرائب المصرية خاصية التواصل مع قسم الدعم الخاص بهم من خلال إرسال بريد إلكتروني متضمن المشكلة التي واجهتك على العنوان: einvoice@eta.gov.eg

٤- الخطوة الرابعة: ترميز العناصر – سواء كانت منتجات أو خدمات بالكود الموحد للشركات.

من الأجزاء الهامة الخاصة بمتطلبات الفواتير الإلكترونية، هي توحيد رموز أو أكواد المنتجات والخدمات. بمعني أن الرموز الداخلية وحدها ليست كافية. فيما يلي طريقتان لتوحيد الرموز الخاصة بك:

1. أكواد GS1: وهي أكواد عالمية يمكنك الحصول عليها من خلال التواصل مع شركة GS1. وبمجرد الحصول عليها، يمكنك استخدامها مباشرة دون الحاجة إلى التحقق من مصلحة الضرائب.

2. أكواد EGS: هي أكواد يدوية تقوم بإنشائها بنفسك عن طريق إضافة شريحة EG + رقم التسجيل الضريبي لشركتك + رمز المنتج الداخلي. هذا الرمز مجاني.

ملحوظة: في حالة اختيار تكويد منتجاتك باستخدام أكواد EGS، يجب أن يتم ربطه برمز GPC وهو رمز تكويد موحد خاص بنوع منتجك بشكل فريد.

فترة المراجعة الخاصة بالتكويد الخاصة بمصلحة الضرائب يمكن أن تصل إلى 15 يومًا.

٥- الخطوة الخامسة: ربط النظام المحاسبي لديك (ERP) بمصلحة الضرائب

في هذه الخطوة، وهي الخطوة الأهم، هي القيام بعملية التكامل أو الربط. بمعنى أنه يجب عليك ربط نظام ال ERP لديك مع حسابك بمصلحة الضرائب، حيث أن المستجدات الخاصة بعمليات الفواتير لديك لن يتم تحديثها على حسابك لدى مصلحة الضرائب إلى بعد أن تتم هذه العملية والانتهاء من التكامل بين كلا النظامين.

نظام كنز المحاسبي يبسط لك عملياتك الإدارية والمحاسبية من خلال تقديم نظام محاسبي ERP سهل الاتسخدام.

يوفر لك الحل الأمثل خطوة بخطوة دون تعقيدات وبأبسط الطرق.

كما أنه يوفر تجربة مجانية بالكامل لمدة ٣٠ يوماً وباقات متنوعة تناسب طبيعة عملك مهماً كان.

ابدأ تجربتك المجانية الآن فى العمل نظام الفاتورة الإلكترونية مع برنامج كنز.