ما هو دفتر الأستاذ وأنواعه ومتى يتم إعداده

لكي نتمكن من فهم دفتر الأستاذ وأهميته، يجب عليك كصاحب عمل أن تكون على دراية بالعمليات المحاسبية بشركتك بشكل مختصر. المفهوم الشامل للعمليات المحاسبية بشكل عام يكمن فيما يسمى بالدورة المحاسبية.

مراحل الدورة المحاسبية

• حدوث العملية المحاسبية: (وهي أي عملية تتم داخل المنشأة، سواء كانت عملية بيع، شراء، صرف، تحصيل، أو أي حدث يتم داخل المنشأة)
• تسجيل العملية المحاسبية بقيود اليومية: وهو القيام بتسجيل بيانات العمليات المالية بشكل يومي مع تضمين بياناتها من قيود مدينة، دائنة، التاريخ، وإضافة تعليق مبسط لشرح العملية.
• ترحيل العمليات المحاسبية إلى دفتر الأستاذ: من خلال هذه المرحلة، يتم إنشاء رصيد لكل قيد من هذه القيود التي تم استخدامها وتسجيلها بقيود اليومية.
• ترحيل الأرصدة إلى ميزان المراجعة: بعد أن يتم إنشاء وترحيل العمليات المحاسبية إلى دفاتر الأستاذ يتم ترحيل الأرصدة الخاصة بكل بند أو حساب إلى ميزان المراجعة، وهو عبارة عن كشف يظهر به اسم كل حساب بشكل منفصل وطبيعته والرصيد الخاص به.
• الترحيل إلى القوائم المالية: حيث تظهر الأرصدة الخاصة بالقوائم المالية المنقولة أو المرحلة من ميزان المراجعة حسب الأرصدة الموجودة بها.

من خلال هذه المقالة، سوف نقوم بشرح كل ما يخص المرحلة الثالثة من الدورة المحاسبية وهي المرحلة الخاصة بدفتر الأستاذ.

من أهم الأهداف الرئيسية لدى أصحاب الشركات هي أن يكون هناك تعقب دقيق ومنظم للعمليات المالية، بما في ذلك الدورة المحاسبية للعمليات المالية اليومية. من ضمن هذه العمليات هي التسجيلات الموجودة بدفتر اليومية وترحيلها إلى دفتر الأستاذ، وهو من أهم الخطوات الأساسية التي تساعد على تحديد حسابات الشركة خلال فترة مالية محددة. يساعد إعداد دفتر الأستاذ في معرفة إجمالي العمليات المدينة والدائنة ورصيد كل حساب خلال الفترة المحددة.

ما هو دفتر الأستاذ؟

ببساطة، دفتر الأستاذ هو عبارة عن عملية توثيق محاسبية يتم استخدامها لتسجيل وتلخيص حركة الحسابات المالية للشركة خلال فترة محددة. يعتبر دفتر الأستاذ من أهم الأدوات التي تساعد على تلخيص وتحليل الحالة المالية للشركات، حيث يمكن من خلالها معرفة الرصيد النهائي لكل بند من البنود المحاسبية ومن ثم يمكن تحديد الأرباح والخسائر بشكل دقيق، كما يتم استخدام دفتر الأستاذ كعامل من العوامل الهامة بإعداد التقارير المالية مثل قوائم الدخل والميزانية العمومية، حيث يوضح دفتر الأستاذ الصورة الشاملة عن حركة الحسابات المالية للشركة ويسهل فهمها وتحليلها من قبل الإدارة والمساهمين.

أنواع دفتر الأستاذ

هناك نوعان رئيسيان لدفتر الأستاذ وهم:

دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ المساعد

دفتر الأُستاذ العام

ما هو دفتر الأستاذ العام؟ دفتر الأستاذ العام هو سجل محاسبي مركزي يحتوي على جميع الحسابات المالية التي تستخدمها الشركة. يتضمن دفتر الأستاذ العام ملخصًا لكل المعاملات المالية التي تحدث على مدار فترة زمنية معينة، ويتم تلخيص هذه المعاملات في حسابات محددة مثل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات.

يساعد دفتر الأستاذ العام في تسجيل وتنظيم المعاملات المالية بترتيب زمني، مما يسهم في تحقيق الشفافية والدقة المالية في إدارة شؤون المنشأة.

يساهم دفتر الأستاذ العام في:

• التنظيم: يساعد إعداد دفتر الأستاذ العام في ترتيب كل معاملة من المعاملات المحاسبية ومن ثم تتبعها بسهولة وإعطاء رؤية واضحة إلى تأثيرها على الوضع المالي للشركة
• القيد المزدوج: يتم عمل دفتر الأستاذ العام على أساس ما يسمى بالقيد المزدوج، أي أنه يتم تسجيل كل معاملة حسابية على حسابين، دائن والآخر مدين.
• التفصيل: حيث أنه عبارة عن معاملات تفصيلية لكل عملية محاسبية بما في ذلك التاريخ والمبلغ والوصف

أهمية دفتر الأستاذ العام 

• التقارير المالية: يساهم إعداد دفتر الأستاذ في توفير البيانات الدقيقة والشاملة المطلوبة لإعداد القوائم المالية مثل الميزانية العمومية وقائمة الدخل.
• التحليل المالي: يساعد الشركات على تحليل الأداء المالي خلال فترات زمنية مختلفة.
• المراجعة: يجعل من عملية المراجعة والتدقيق سواء داخليًا أو خارجيًا أمرًا سهلًا.

محتويات دفتر الأستاذ العام

يحتوي دفتر الأستاذ العام على خمس حسابات أساسية وهم:

• حسابات الأصول: كل ما يتعلق بالأصول المملوكة للشركة سواء كانت أصول ثابتة مثل المباني والآلات والمعدات، أو أصول متغيرة مثل النقد والمخزون.
• حسابات الخصوم: وهي الإلتزامات الخاصة بالشركة مثل الدائنين أو القروض وغيرها.
• حسابات حقوق الملكية: وهي الحسابات الخاصة بحقوق الملاك في الشركة كرأس المال والأرباح.
• حسابات الإيرادات: كل ما يخص الإيرادات التي تم تحقيقها من قيام الأنشطة التشغيلية الخاصة بالشركة.
• حسابات المصروفات: وهي عبارة عن المصاريف التشغيلية أو النفقات الأخرى الخاصة بالشركة أو المنشأة.

دفتر الأستاذ المساعد

دفتر الأستاذ المساعد هو عبارة عن دفتر يتم فيه نقل العمليات سواء المدينة أو الدائنة، والمسجلة بدفتر اليومية إلى حسابات مفتوحة، بحيث يتم نقل كل حساب على حدة.

لكي نفهم معنى ذلك، دعونا نرجع إلى بداية المقال حينما قلنا أن هناك ما يسمى بالدورة المحاسبية المكونة من العمليات المالية ثم تسجيل هذه العمليات في دفتر اليومية، ومن ثم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ. بمعنى أننا نقوم بتجميع كل العمليات المحاسبية التي وردت في دفتر اليومية مثل: ح/ الخزينة، ح/ البضاعة، ح/ العملاء، ح/ البنك، ح/ الموردين، إلخ …

كل هذه الحسابات يتم تخصيصها كل حساب على حدة وعمل دفتر أستاذ لكلٍ منها بشكل منفصل.

ما الهدف من إعداد دفتر الأستاذ المساعد؟

يساعد ذلك في معرفة رصيد أخر المدة وأول المدة لكل حساب.

على سبيل المثال، إذا كنت صاحب منشأة أو شركة وترغب في معرفة رصيد الخزينة في وقت معين سواء في آخر الشهر أو آخر العام، فهناك طريقتين لعمل ذلك.

١- يمكنك إحضار جميع دفاتر اليومية ومراجعة جميع التسجيلات الخاصة بالخزينة التي وجدت في الفترة المحددة، ومن ثم مراجعة كل البنود والتسجيلات والقيام بالجمع والطرح لكل العمليات على حسب طبيعتها سواء مدينة أو دائنة، ومن ثم الوصول إلى الرصيد الحالي الذي ترغب في معرفته.

٢- الطريقة الأخرى هي إحضار دفتر الأستاذ الخاص بالخزينة، ومعرفة الرصيد لأول وآخر المدة بشكل لحظي.

من خلال هذه المقارنة بين الطريقتين يمكننا فهم أهمية الترحيل إلى دفتر الأستاذ المساعد وكيف يمكنه توفير جميع المعلومات المرغوبة بشكل فوري سواء كانت بشكل شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، أو سنويًا.

شرح دفتر اليومية ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة 

لفهم أفضل، دعونا الآن نقوم بتطبيق مثال حي لشرح كيف تتم الدورة المحاسبية بشكل عملي من خلال تطبيق الخمس مراحل التي قمنا بشرحها في بداية المقالة، حيث سنقوم بعمل قيد اليومية الخاص بعملية بيع بضاعة وقيد آخر خاص بسحب مبلغ من خزينة الشركة وإيداعه في حساب الشركة لدى البنك.

سنقوم بإعداد قيود اليومية على هذان المثالان، ثم نقوم بترحيل هذه القيود إلى دفتر الأستاذ.

حدوث العملية المحاسبية

١- قامت الشركة ببيع بضاعة بقيمة ٤٠.٠٠٠ جنيهًا، وتم استلام المبلغ نقدًا بتاريخ ٢٣/نوفمبر/٢٠٢٠

٢- قامت الشركة بسحب مبلغ ١٠.٠٠٠ جنيهًا من الخزينة وإيداعها بالحساب البنكي بتاريخ ٢٧/نوفمبر/٢٠٢٠

تسجيل العملية المحاسبية بقيود اليومية:

سنقوم الآن بتسجيل هاتان العمليتان بقيود اليومية، ولكن قبل البدء يجب أن تقوم بتحديد القيد المدين والقيد الدائن لكل عملية.

في هذه الحالة، العملية الأولى بها قيدين (البضاعة) و(الخزينة)

العملية الثانية بها قيدين (الخزينة) و (البنك)

قاعدة عامة: مايزيد (مدين) وما يقل (دائن)

من خلال تطبيق هذه القاعدة سنتمكن من تسجيل قيود اليومية بالشكل التالي:

يتم عمل جدول مقسم إلى أربع خانات وهم (مدين، دائن، البيان، والتاريخ)

مدين	دائن	بيان	تاريخ
٤٠.٠٠٠		من ح/ الخزينة        إلى ح/ البضاعة بيع بضاعة نقدًا	٢٣/ نوفمبر/٢٠٢٠
	٤٠.٠٠٠
١٠.٠٠٠		من ح/ البنك        إلى ح/ الخزينة إيداع نقدي من الخزينة إلى البنك	٢٧/نوفمبر/٢٠٢٠
	١٠.٠٠٠

 

الآن، سنقوم بتطبيق الخطوة الثالثة من خطوات الدورة المحاسبية وهي:

ترحيل العمليات المحاسبية إلى دفتر الأستاذ:

يتم عمل هذه العملية لكل قيد من القيود التي ظهرت في قيود اليومية وهم (الخزينة، البضاعة، والبنك) ولكننا سنقوم بترحيل العمليات المحاسبية الخاصة بالخزينة فقط لمساعدتكم في فهم كيف يتم الترحيل إلى دفتر الأستاذ.

شكل دفتر الأستاذ

يتم عمل جدول دفتر الأستاذ من خلال رسم حرف (T) وبما أننا نقوم الآن بإعداد دفتر الأستاذ الخاص بالخزينة، فيتم كتابة اسم القيد في منتصف الصفحة أعلى الجدول بالشكل التالي:

منه                                       ح/ الخزينة                                        له

المبلغ	البيان	التاريخ	المبلغ	البيان	التاريخ
٤٠.٠٠٠	إلى ح/ البضاعة	٢٣/ نوفمبر/٢٠٢٠	١٠.٠٠٠	من ح/ البنك	٢٧/نوفمبر/٢٠٢٠
			٣٠.٠٠٠	رصيد آخر المدة	تاريخ الفترة التي تم بها الترحيل ٣١/ديسمبر/٢٠٢٠
٤٠.٠٠٠			٤٠.٠٠٠
٣.٠٠٠	رصيد أول المدة

قواعد هامة يجب معرفتها أثناء الترحيل إلى دفتر الأستاذ

عند ترحيل القيود الخاصة بحساب الخزينة من قيود اليومية إلى دفتر الأستاذ، يتم الترحيل إلى الجانب الذي تم فيه تسجيل القيد ومبلغه، ولكن يتم كتابة القيد الآخر.

بمعنى، بالرجوع إلى القيد الأول في قيود اليومية، فإن الخزينة أتت مدينة بمبلغ ٤٠.٠٠٠ جنيهًا.

إذن يتم وضع المبلغ بالجانب المدين مع أخذ القيد الآخر الذي أتي مع الخزينة وهو البضاعة بنفس الجانب المدين كما هو موضح بالأعلى، والعكس بالعكس.

يتم ترصيد (عمل أرصدة بنهاية الجدول)

يتم إضافة المبلغ الأكبر في خانة التجميع التي بالأسفل وهو مبلغ الـ ٤٠.٠٠٠ جنيهًا.

هناك فارق بين مبلغ الـ ٤٠.٠٠٠ جنيهًا والـ ١٠.٠٠٠ جنيهًا وهم (٣٠.٠٠٠ جنيهًا)، يتم إضافتهم بالجانب الأقل.

يسمى هذا الفارق (بالرصيد)

بمعنى آخر:

دخل إلى الخزينة مبلغ ٤٠.٠٠٠ جنيهًا وخرج منها إلي البنك مبلغ ١٠.٠٠٠ جنيهًا، إذن الرصيد المتبقي بالخزنة (٣٠.٠٠٠ جنيهًا).

وأخيرًا، يتم عمل ما يسمى بالترصيد، أي أنه يتم نقل رصيد آخر المدة (مبلغ الـ ٣٠.٠٠٠) وطبيعته دائنًا إلى الجانب الآخر، المدين ويتم تسميته برصيد أول المدة، أي أنه الرصيد الذي سوف نبدأ به المدة الجديدة، كما هو موضح بدفتر الأستاذ.

ترحيل الأرصدة إلى ميزان المراجعة

بعد أن تقوم بإعداد دفتر الأستاذ لكل قيد، يتم تحويل هذه القيود أو ترحيلها إلى ميزان المراجعة في نهاية الدورة المالية، ويتم ترحيل هذه القيود بطبيعتها إما دائنة أو مدينة على حسب وجودها بدفتر الأستاذ.

يتم أخذ الأرصدة الخاصة بآخر المدة، حيث أن ميزان المراجعة مرتبط بالفترة الخاصة بنهاية الدورة المالية.

يتم عمل جدول مكون من خانة خاصة بالأرصدة ويتم تقسيم هذه الخانة إلى أرصدة مدينة وأرصدة دائنة، وعمل خانة أخرى لإسم الحساب، كما هو موضح بالجدول التالي:

ميزان المراجعة لنهاية الفترة ٣١/ديسمبر/٢٠٢٠

الأرصدة		اسم الحساب
مدينة	دائنة
	٣٠٠٠٠	الخزينة

 

الرصيد الخاص بالخزينة كان دائنًا بدفتر الأستاذ، لذا تم ترحيلة إلى الجانب الدائن في ميزان المراجعة كما هو موضح.

بعد أن يتم ترحيل جميع القيود من دفتر الأستاذ الخاصة بكل قيد إلى ميزان المراجعة، يجب أن يتساوى الجانب المدين بالجانب الدائن، حيث أنه يتم العمل وفقًا لنموذج القيد المزدوج والذي قمنا بشرحه مسبقًا.

الترحيل إلى القوائم المالية

تتكون القوائم المالية من قائمتين رئيسيتين وهم: قائمة الدخل، وقائمة المركز المالي.

تعتبر قائمة الدخل وقائمة المركز المالي من القوائم المالية الأساسية التي توفر معلومات حيوية حول الأداء المالي والوضع المالي للشركة، كما أن قائمة الدخل تساعد في تقييم الربحية بينما تساعد قائمة المركز المالي في تقييم الهيكل المالي للشركة. و سوف نتعرف على كلًا منهما بالتفصيل.

قائمة الدخل

من خلال قائمة الدخل يمكن أن تطلع على الأداء المالي للشركة خلال فترة زمنية محددة، حيث توفر قائمة الدخل صورة واضحة عن الإيرادات والمصروفات والذي من دوره بطبيعة الحال إلى تحديد صافي الربح أو الخسارة للمنشأة.

مما تتكون قائمة الدخل؟

تتكون قائمة الدخل من عدة قيود وهم:

• الإيرادات: سواء كانت إيرادات تشغيلية وهي الإيرادات الناتجة عن الأنشطة الأساسية الخاصة بالشركة مثل المبيعات أو الإيرادات الغير تشغيلية مثل الإيرادات الناتجة عن أنشطة غير أساسية مثل الفوائد على الاستثمارات وغيرها من الإيرادات الغير ناتجة عن أنشطة المنشأة الأساسية.
• تكلفة البضائع المباعة: أي تكلفة البضائع التي تم بيعها بالفعل أثناء إعداد قائمة الدخل.
• التكاليف المباشرة: وهي التكاليف الخاصة بالسلع المباعة أو الخدمات المقدمة أثناء إعداد قائمة الدخل.
•  إجمالي الربح: أي الإيرادات مطروحًا منه تكلفة البضاعة المباعة
• المصروفات التشغيلية: كالمصروفات الإدارية والعمومية: مثل الرواتب والإيجارات ومصروفات البيع والتوزيع: مثل تكاليف التسويق والشحن.
• الدخل التشغيلي: وهو عبارة عن إجمالي الربح مطروحًا منه المصروفات التشغيلية.
• المصروفات غير التشغيلية: مثل الفوائد على القروض والخسائر غير التشغيلية.
• صافي الدخل قبل الضريبة: ويتم احتسابه من خلال طرح المصروفات الغير تشغيلية من الدخل التشغيلي
•  ضريبة الدخل: وهي الضرائب المفروضة على الدخل.
• صافي الدخل: ويتم احتسابه من خلال طرح ضريبة الدخل من صافي الدخل قبل الضريبة.

قائمة المركز المالي

وهي من أهم القوائم المالية حيث أنها المرحلة الأخيرة من مراحل الدورة المحاسبية والتي من خلالها يمكن إعطاء نظرة شاملة عن الوضع المالي للشركة في فترة زمنية محددة مما يساعد على تقييم الصحة المالية للشركة.

مما تتكون قائمة المركز المالي؟

• الأصول: كالأصول المتداولة والأصول الثابتة
• الخصوم: كالخصوم المتداولة مثل الالتزامات المالية التي يجب سدادها خلال سنة مالية واحدة، والخصوم طويلة الأجل وهي الالتزامات المالية التي تُسدد على مدى فترة أطول من سنة واحدة.
• حقوق الملكية: وهي صافي القيمة للمساهمين في المنشأة، وتشمل رأس المال المدفوع والأرباح المحتجزة.

المعادلة الأساسية لقائمة المركز المالي: الأصول = الخصوم + حقوق الملكية

كيف يمكن لبرنامج كنز المحاسبي ERP مساعدة المنشآت والشركات في إدارة أعمالهم؟

برنامج كنز المحاسبي يدعمك بمجموعة من التطبيقات المتكاملة والتي تخدم جميع الإدارات في الشركة. مهما كان حجم شركتك، من خلال لوحة قيادة سهلة الاستخدام، يمكنك ربط جميع أعمال شركتك، سواء الإدارية أو المحاسبية، أو حتى إدارة الموارد البشرية ببرنامج واحد متكامل.

احصل على تجربة مجانية الآن، ادخل على لوحة التحكم، وابدأ في تنفيذ عملياتك المحاسبية بكل سهولة.