تعرف على الفرق بين الجرد الدورى والمستمر

هل تساءلت يومًا عن الكيفية التي تتبع بها الشركات كمية البضائع التي تمتلكها؟ الجرد هو العملية التي يتم من خلالها حساب وتقييم المخزون بشكل دوري أو مستمر. ولكن ما هو الفرق بين الجرد الدورى والمستمر؟ وكيف يؤثر كل منهما على دقة البيانات المالية واتخاذ القرارات؟ في هذا المقال، سنقوم بتسليط الضوء على هذه النقاط الهامة وسنستعرض المزايا والعيوب لكل نظام.

ما هو الجرد الدوري؟

الجرد الدوري هو نظام يُستخدم لإدارة المخزون حيث يتم تحديث سجلات المخزون على فترات زمنية محددة، عادةً في نهاية فترة مالية معينة، مثل نهاية الشهر أو نهاية السنة. في هذا النظام، لا يتم تسجيل العمليات اليومية للمخزون بشكل مباشر، بل يتم تقييم المخزون وإجراء تعديلات في السجلات بناءً على الجرد الفعلي الذي يتم خلال هذه الفترات المحددة. يعد الجرد الدوري مناسبًا للشركات التي لا تحتاج إلى متابعة دقيقة للمخزون يوميًا، ولكنه قد يؤدي إلى فجوات معلوماتية بين الفترات.

ما هو الجرد المستمر؟

الجرد المستمر هو نظام آخر لإدارة المخزون، يتم فيه تحديث سجلات المخزون بشكل مستمر بعد كل عملية بيع أو شراء تحدث في المخزون. في هذا النظام، تكون سجلات المخزون دقيقة ومحدثة في أي وقت، مما يسمح للشركات بمتابعة دقيقة لحالة المخزون وتحليل البيانات بشكل أفضل. يعد الجرد المستمر مفيدًا بشكل خاص للشركات التي تعتمد على مخزون كبير أو تحتاج إلى متابعة دقيقة للمخزون للحد من المخاطر وتحسين إدارة المخزون.

ما الفرق بين الجرد الدورى والمستمر؟

يكمن الفرق بين الجرد الدورى والمستمر في طريقة تسجيل وتحديث المخزون. في الجرد الدوري، يتم تحديث المخزون على فترات زمنية محددة فقط، مما يعني أن السجلات قد لا تعكس الحالة الحقيقية للمخزون بين فترات الجرد. أما في الجرد المستمر، فيتم تحديث السجلات بشكل فوري بعد كل عملية، مما يتيح للشركات الحصول على صورة دقيقة ومحدثة للمخزون في أي وقت.

• الدقة والتوقيت: يوفر الجرد المستمر دقة أكبر في المعلومات المتاحة حول المخزون مقارنة بالجرد الدوري.
• التكاليف: قد يكون الجرد الدوري أقل تكلفة نظرًا لعدم الحاجة إلى تحديث مستمر للسجلات.
• التطبيق: يُستخدم الجرد المستمر بشكل أكبر في الصناعات التي تتطلب إدارة دقيقة للمخزون، بينما قد يكون الجرد الدوري مناسبًا للشركات الصغيرة أو التي لا تحتاج إلى تحديث مستمر للمخزون.

إليك مقارنة بين الفرق بين الجرد الدورى والمستمر

الخصائص	الجرد الدوري	الجرد المستمر
طريقة التسجيل	يتم تسجيل المخزون وتحديثه على فترات زمنية محددة.	يتم تسجيل وتحديث المخزون بشكل مستمر بعد كل عملية.
الدقة	قد تكون السجلات أقل دقة بين فترات الجرد.	السجلات دقيقة وتحدث بشكل فوري.
التكلفة	عادة ما يكون أقل تكلفة حيث لا يتطلب تقنيات مستمرة.	قد يتطلب تكاليف أعلى بسبب الحاجة إلى أنظمة وتكنولوجيا حديثة.
التوقيت	يتم تحديث المعلومات في نهاية الفترة المالية فقط.	يتم تحديث المعلومات بشكل فوري.
الملاءمة	مناسب للشركات الصغيرة أو التي لا تتغير مخزوناتها بشكل كبير.	مناسب للشركات الكبيرة أو تلك التي تتطلب إدارة دقيقة للمخزون.
الاعتماد على التكنولوجيا	لا يحتاج إلى استخدام تقنيات متقدمة باستمرار.	يعتمد بشكل كبير على التكنولوجيا الحديثة والبرامج.
فجوات المعلومات	قد توجد فجوات في المعلومات بين فترات الجرد.	لا توجد فجوات؛ المعلومات محدثة باستمرار.
التحكم في المخزون	قد يكون التحكم أقل فعالية بسبب الفترات بين الجرد.	يوفر تحكمًا أفضل في المخزون نتيجة التحديث المستمر.

هذا الجدول يوضح الفرق بين الجرد الدورى والمستمر، مما يساعد في تحديد النظام الأنسب وفقًا لاحتياجات الشركة.

فعالية الجرد المستمر والدوري

يعتمد اختيار النظام الأنسب للشركة على حجم وتعقيد عملياتها ومتطلباتها. يوفر الجرد المستمر مزيدًا من الدقة والسيطرة، مما يجعله فعالًا للشركات الكبيرة أو تلك التي تحتاج إلى إدارة دقيقة للمخزون. في المقابل، يمكن أن يكون الجرد الدوري فعالًا للشركات الصغيرة أو تلك التي لا تواجه تغيرات كبيرة في مخزونها، حيث يكون أقل تكلفة وأقل تعقيدًا في التطبيق.

إليك مقارنة الفرق بين الجرد الدورى والمستمر من حيث الفعالية

الفعالية	الجرد الدوري	الجرد المستمر
الدقة والموثوقية	أقل دقة نظرًا للتحديثات الدورية فقط؛ قد تحدث فروقات بين الجرد الفعلي والسجلات.	أكثر دقة وموثوقية؛ يتم تحديث السجلات بشكل مستمر مما يعكس الحالة الفعلية للمخزون.
القدرة على اتخاذ القرار	قد تؤدي الفجوات الزمنية بين الجرد إلى قرارات أقل استنادًا إلى بيانات غير محدثة.	يوفر بيانات دقيقة وفورية مما يدعم اتخاذ قرارات أفضل وأسرع.
المرونة والاستجابة	أقل مرونة؛ يتطلب فترات زمنية لإعداد الجرد ومراجعة النتائج.	أكثر مرونة وسرعة في الاستجابة للتغيرات في المخزون والأسواق.
التكلفة التشغيلية	عادةً أقل تكلفة على المدى القصير، حيث لا يتطلب نظامًا معقدًا أو تحديثات مستمرة.	قد تكون أعلى تكلفة نظرًا للحاجة إلى برامج وتكنولوجيا متقدمة وإدارة مستمرة.
الكفاءة التشغيلية	يمكن أن يؤدي إلى تأخيرات في اكتشاف المشاكل مثل نفاذ المخزون أو الفائض.	يعزز الكفاءة التشغيلية من خلال اكتشاف ومعالجة المشاكل بشكل فوري.
ملاءمة الأعمال	مناسب للشركات التي لا تعتمد على إدارة دقيقة للمخزون أو التي لديها تغييرات بسيطة في المخزون.	مناسب للشركات التي تتطلب إدارة دقيقة وفعالة للمخزون، مثل الصناعات التحويلية والتجزئة.
التحكم في المخزون	يوفر تحكمًا محدودًا، حيث يتم التحقق من المخزون بشكل دوري فقط.	يوفر تحكمًا مستمرًا ودقيقًا في المخزون، مما يقلل من فرص الأخطاء والتبذير.

تحليل الفعالية

الجرد الدوري: قد يكون مناسبًا للشركات التي لديها استقرار في المخزون ولا تحتاج إلى مراقبة دقيقة يوميًا. فعاليته قد تكون كافية لهذه الشركات، لكنه قد يؤدي إلى مشاكل إذا كان هناك حاجة إلى معرفة دقيقة بالمخزون في أي لحظة.

الجرد المستمر: يُعتبر أكثر فعالية للشركات التي تحتاج إلى مراقبة دقيقة ومستمرة للمخزون. يوفر هذا النظام مستوى عاليًا من الدقة والمرونة، مما يساعد الشركات على تحسين إدارة المخزون واتخاذ قرارات أكثر استنارة في الوقت المناسب.

الاستنتاج

بعد معرفة الفرق بين الجرد الدورى والمستمر و بناءً على فعالية النظامين، يمكن القول إن الجرد المستمر يقدم فوائد أكبر من حيث الدقة والتحكم، لكنه يأتي بتكلفة أعلى. في المقابل، يعد الجرد الدوري خيارًا أقل تكلفة وملائمًا للشركات ذات العمليات البسيطة والمستقرة.

قيود الجرد المستمر والجرد الدوري

قيود الجرد المستمر: يتطلب الجرد المستمر استخدام تقنيات حديثة وبرامج لإدارة المخزون، مما قد يزيد من التكاليف. كما يحتاج إلى تدريب الموظفين على استخدام هذه الأنظمة بفعالية.

قيود الجرد الدوري: يمكن أن يؤدي الجرد الدوري إلى فجوات في المعلومات بين فترات الجرد، مما قد يؤثر على القدرة على اتخاذ قرارات مستندة إلى بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب.

القيود المستخدمة في الجرد المستمر

قيد المشتريات:

يتم تسجيل كل عملية شراء على الفور في النظام. على سبيل المثال، عند شراء بضاعة ما، يتم إدخالها في الحسابات بشكل فوري:

من ح/ المخزون

إلى ح/ الموردين (أو النقدية إذا تم الدفع فورًا)

قيد المبيعات:

عند بيع المخزون، يتم تسجيل قيد البيع، بالإضافة إلى تخفيض المخزون وزيادة تكلفة البضاعة المباعة:

من ح/ النقدية (أو العملاء)

إلى ح/ المبيعات

من ح/ تكلفة البضاعة المباعة

إلى ح/ المخزون

قيد الإرجاع:

إذا تم إرجاع جزء من المشتريات أو المبيعات، يجب تعديل المخزون وتسجيل عملية الإرجاع:

من ح/ الموردين (لإرجاع المشتريات)

إلى ح/ المخزون

من ح/ المخزون (لإرجاع المبيعات)

إلى ح/ العملاء (أو النقدية)

القيود المستخدمة في الجرد الدوري

قيد تسوية المخزون:

يتم إعداد هذا القيد بعد إجراء الجرد الفعلي للمخزون ومقارنته بالسجلات. إذا كان هناك فرق بين المخزون الفعلي والسجلات، يتم تسجيل الفرق كالتالي:

من ح/ تكلفة البضاعة المباعة (إذا كان المخزون الفعلي أقل من السجلات)

إلى ح/ المخزون

من ح/ المخزون (إذا كان المخزون الفعلي أكبر من السجلات)

إلى ح/ تكلفة البضاعة المباعة

قيد نهاية الفترة:

عند نهاية الفترة المالية، يتم تسجيل قيمة المخزون المتبقي كأصل في الميزانية العمومية:

من ح/ المخزون

إلى ح/ تكلفة البضاعة المباعة

 قيد المبيعات:

خلال الفترة المالية، يتم تسجيل المبيعات دون تخفيض المخزون بشكل فوري، وتتم تسوية ذلك عند الجرد الفعلي:

من ح/ النقدية (أو العملاء)

إلى ح/ المبيعات

قيد الإرجاع:

يتم تسجيل إرجاع المبيعات أو المشتريات بشكل مستقل عن المخزون حتى يتم تسويته عند نهاية الفترة:

من ح/ العملاء (لإرجاع المبيعات)

إلى ح/ الإيرادات

من ح/ المخزون (في نهاية الفترة)

إلى ح/ تكلفة البضاعة المباعة

الخلاصة

تختلف القيود المحاسبية بين الجرد المستمر والجرد الدوري بناءً على توقيت تسجيل المخزون وتحديث السجلات. في الجرد المستمر، يتم تحديث القيود بشكل فوري مع كل معاملة، مما يوفر دقة في الوقت الفعلي. أما في الجرد الدوري، فتتم المعاملات خلال الفترة مع تسويات في نهاية الفترة، مما قد يؤدي إلى فروقات في الجرد الفعلي.

أهم مميزات يقدمها برنامج كنز السحابي لإدارة المخزون

برنامج كنز السحابي لإدارة المخزون يقدم مجموعة من المميزات التي تسهل على الشركات إدارة مخزونها بفعالية سواء باستخدام نظام الجرد الدوري أو المستمر، ومن أهم هذه المميزات:

• التحديث الفوري للمخزون: يتيح النظام تحديث سجلات المخزون بشكل فوري بعد كل عملية، مما يدعم نظام الجرد المستمر.
• تقارير وتحليلات متقدمة: يوفر البرنامج تقارير دقيقة وتحليلات تساعد الشركات على فهم أفضل لأداء المخزون واتخاذ قرارات مستنيرة.
• سهولة الاستخدام: يتميز برنامج كنز بواجهة مستخدم سهلة، مما يجعل عملية إدارة المخزون بسيطة حتى للشركات التي لا تمتلك خبرة كبيرة في هذا المجال.
• تكامل مع الأنظمة الأخرى: يتيح البرنامج التكامل مع أنظمة محاسبية وإدارية أخرى، مما يسهل إدارة العمليات بشكل شامل.
• دعم متعدد المواقع: يساعد الشركات التي تمتلك مخزونًا في مواقع متعددة على إدارة كل المواقع من خلال منصة واحدة.

بهذه المميزات، يعد برنامج كنز السحابي أداة فعالة لإدارة المخزون بمختلف أنواعه، مما يتيح للشركات تحسين كفاءتها وتقليل الأخطاء المرتبطة بإدارة المخزون.

الأسئلة الشائعة

ما هو الفرق بين الجرد الدوري والجرد المفاجئ؟

الجرد الدوري: هو عملية فحص المخزون في فترات زمنية محددة مسبقًا، مثل نهاية كل شهر أو نهاية السنة. يتم التخطيط له بشكل منتظم ويستخدم لمراجعة المخزون بشكل دوري.

الجرد المفاجئ: يتم بشكل غير متوقع ودون إشعار مسبق للعاملين، بهدف التحقق من دقة السجلات وكشف أي تلاعب أو أخطاء في إدارة المخزون.

باختصار: الجرد الدوري يتم وفق خطة زمنية محددة، بينما الجرد المفاجئ يُجرى دون سابق إنذار للتحقق الفوري من حالة المخزون.

ما عيوب الجرد المستمر؟

• التكاليف العالية: الجرد المستمر يتطلب استثمارًا في تقنيات وبرامج متقدمة لإدارة المخزون، مما يزيد من التكاليف التشغيلية للشركة.
• تعقيد الإدارة: يتطلب نظام الجرد المستمر مراقبة مستمرة للمخزون، مما يزيد من تعقيد إدارة المخزون ويحتاج إلى موارد بشرية مدربة بشكل جيد.
• الاعتماد على التكنولوجيا: يعتمد الجرد المستمر بشكل كبير على التكنولوجيا، مما يعني أن أي خلل في الأنظمة التقنية قد يؤدي إلى أخطاء في السجلات.
• احتمالية الأخطاء: رغم الدقة العالية، قد تحدث أخطاء إذا لم يتم تحديث الأنظمة بشكل صحيح أو إذا كانت البيانات تدخل بشكل غير دقيق.
• الضغط على العمليات: يتطلب الجرد المستمر عمليات تشغيلية فعالة ومستقرة لضمان دقة البيانات، مما يزيد الضغط على الأنظمة والموظفين.

بالتالي، في حين أن الجرد المستمر يقدم فوائد كبيرة في دقة إدارة المخزون، إلا أن هذه العيوب قد تحد من ملاءمته لبعض الشركات، خاصة تلك التي لا تستطيع تحمل التكاليف الإضافية أو التي لا تمتلك البنية التحتية التكنولوجية الكافية.